L’esigenza di trattare giornalmente centinaia di migliaia di immagini, richiede un’organizzazione del lavoro di tipo industriale dove i processi di lavorazione sono ben individuati, pianificati e sottoposti a continuo monitoraggio.

Il ciclo di lavorazione che può variare in relazione a seconda che sia in Outosourcing o in Insourcing ( ciò dipende dalla possibilità del cliente di esternalizzare o meno la documentazione), prevede le seguenti fasi:

1. RITIRO della documentazione cartacea presso il Cliente

2. CATALOGAZIONE del materiale ritirato mediante controllo fisico ed inserimento dei dati in un database di carico.

3. PREPARAZIONE dei documenti alla scansione: eliminazione dei punti metallici, apertura dei fogli piegati, raddrizzamento nel senso di lettura di eventuali pagine capovolte,…

4. SCANSIONE dei fogli con scanner ad elevate prestazioni, con controllo della qualità dell’immagine e generazione del puntamento unico tra immagine acquisita e originale cartaceo

5. INDICIZZAZIONE della documentazione secondo criteri predefiniti. E’ possibile mettere in linea un file di controllo contenente le chiavi di ricerca per eliminare completamente la possibilità di errore durante la digitazione

6. SALVATAGGIO dei file di output e conservazione degli stessi fino a caricamento e collaudo avvenuto sul sistema informativo

7. FORMAZIONE DEL CD con controlli di allineamento immagini-indici e masterizzazione dello stesso con produzione di eventuali copie di sicurezza

8. FORMAZIONE DELLE SCATOLE per i documenti cartacei con apposizione delle rispettive etichette

9. registrazione nel database dello SCARICO del materiale lavorato

10. STOCCAGGIO fisico dei documenti presso magazzini esterni o RICONSEGNA al Cliente